Brief aan klanten
over een overnameBrief aan klanten
na een overname
Klanten horen het liefst van u zelf dat er iets verandert. Wat er in zo’n brief hoort, in welke volgorde, en een voorbeeld dat u kunt invullen.
Gepubliceerd op 10 oktober 2026 · Demy Rink
Vier vragen, in deze volgorde
Ik ga uit van vier vragen die een klant zich stelt als hij een brief over een overname opent. Wie ben ik nu zakelijk mee verbonden? Wat blijft er gelijk? Wat verandert er, en per wanneer? En wie bel ik als ik iets niet snap?
Een brief die die vier beantwoordt, in die volgorde, is af. Wat de overname voor de eigenaren betekent, hoe groot de groep is en welke ambities er zijn, kan eronder, of in een tweede bericht. Eerst moet de klant weten of zijn factuur nog klopt.
Ik ben Demy Rink. Ik werk met bedrijven die net zijn overgenomen of gefuseerd, en leg vast wat er naar buiten gaat.
Een brief als het bedrijf zijn naam houdt
Dit is de lichtste situatie: de aandelen zijn overgenomen, de naam blijft, de groep komt erbij. Vul de vierkante haken in en haal weg wat niet geldt.
Onderwerp: [Bedrijf] maakt sinds [datum] deel uit van [Koper]
Geachte [naam],
Met ingang van [datum] is [Bedrijf] overgenomen door [Koper]. U hoort dat van ons zelf, voordat u het ergens anders leest.
Wat voor u gelijk blijft. Uw contactpersoon is [naam], bereikbaar op [telefoonnummer]. De afspraken, prijzen en voorwaarden zoals ze in uw contract staan, gelden ongewijzigd. U kent ons nog onder de naam [Bedrijf].
Wat verandert. [Alleen invullen als er iets verandert, en dan precies:] Vanaf [datum] staat op onze facturen [juridische naam], met [adres] en KVK-nummer [nummer]. Ons rekeningnummer blijft [IBAN] / wordt [IBAN]. Wijzigt het rekeningnummer, dan bevestigen wij dat telefonisch aan wie dat wil.
Vragen? Bel [naam] op [rechtstreeks nummer] of mail naar [adres]. Wij reageren binnen [termijn].
Met vriendelijke groet,
[naam, functie]
Wat u invult, en wat u weglaat
Elke zin in de brief doet iets voor de klant. Wat hieronder staat, heeft die functie.
- De datum. Per wanneer iets geldt. Zonder datum weet niemand welke factuur nog onder de oude gegevens valt.
- Wat gelijk blijft. Contactpersoon, telefoonnummer, contract en prijzen. Dit staat vooraan omdat het de angst wegneemt waar de klant mee opent.
- Wat verandert. Alleen wat echt verandert, in feiten. Staat er niets, dan zegt u dat ook: er verandert niets aan uw facturen.
- Een mens. Een naam met een nummer, geen algemeen adres. Een klant met een vraag belt een persoon.
Wat u weglaat: de marktpositie van de groep, de synergie, en elke zin die alleen over u gaat.
Wat op de factuur moet kloppen
Bij een overname van aandelen kan de factuur ongewijzigd blijven, omdat de vennootschap dezelfde is. Verandert er wel iets, een andere juridische naam, een ander adres of een ander rekeningnummer, dan is dat voor een klant het punt waar iets echt anders wordt, omdat hij er in zijn eigen administratie mee moet werken.
De Belastingdienst vraagt op een factuur de juridische naam van de ondernemer. De handelsnaam mag er ook bij, als die samen met het adres bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Het adres moet de plek zijn waar de onderneming feitelijk is gevestigd; een postbus alleen is niet genoeg. Het staat uitgewerkt bij factuureisen. Controleer dus voordat de brief de deur uitgaat dat de facturen onder de nieuwe gegevens ook echt kloppen.
Bij een wijziging van het rekeningnummer helpt het om dat in de brief aan te kondigen en telefonisch te laten bevestigen. Een klant die een brief met een ander rekeningnummer krijgt, wil weten dat die van u komt.
Andere naam, andere partij
Het voorbeeld hierboven past bij een overname van aandelen. Zijn er andere vormen in het spel, dan verandert de brief mee.
De naam verandert. Dan hoort er in de brief bij welke naam wanneer geldt, hoe lang de oude naam nog naast de nieuwe staat, en wat dat voor de klant betekent op papier. Welke van de vijf modellen u kiest, staat bij twee bedrijfsnamen samenvoegen na een overname. Wat het kost om alles aan te passen waar de oude naam op staat, staat bij bedrijfsnaam wijzigen na een overname.
De contractpartij verandert. Bij een overname van activa en passiva gaan lopende contracten over naar een andere partij, en daarvoor kan toestemming van de klant nodig zijn. Dit is een juridische vraag. Laat die beoordelen door uw jurist of notaris voordat u de brief schrijft; de brief zelf kan een aanvulling zijn, geen vervanging.
Voordat de eerste factuur afwijkt
De brief hoort eerder dan het moment waarop een klant zelf iets merkt: de eerste factuur met een andere naam, de eerste e-mail met een andere handtekening, een website die opeens andere kleuren heeft.
Laat de brief daarom samenvallen met het eerste uiterlijke verschil, en eerder niet, want een brief die iets aankondigt dat er nog niet is, roept vragen op die u niet kunt beantwoorden. Controleer ook of wat de brief zegt klopt met wat een klant op de site ziet. Staat er in de brief dat er niets verandert en toont uw site een andere naam, dan heeft de klant de brief niet nodig om te zien dat het niet klopt.
Wat er verder vaak gevraagd wordt
Wanneer stuurt u klanten een brief over een overname?
Op het moment dat het eerste uiterlijke verschil zichtbaar wordt: de eerste factuur met andere gegevens, een andere naam of een andere handtekening. Eerder kondigt de brief iets aan dat nog niet bestaat, en later hebben klanten het al op een andere manier gezien.
Wat moet er in een brief aan klanten over een overname staan?
Vier dingen, in deze volgorde: wie het bedrijf nu is, wat er gelijk blijft, wat er verandert en per wanneer, en bij wie de klant terecht kan. Wat de overname voor de eigenaren betekent, komt daarna.
Moet een klant toestemming geven voor een overname?
Bij een overname van aandelen blijft de contractpartij dezelfde, en is in beginsel geen toestemming nodig, tenzij een contract er zelf iets over bepaalt, bijvoorbeeld over een wijziging van zeggenschap. Bij een overname van activa en passiva gaan lopende contracten naar een andere partij, en daarvoor kan toestemming nodig zijn. Laat dat beoordelen door een jurist of notaris.
Wat moet er op de factuur staan na een overname?
De Belastingdienst vraagt de juridische naam van de ondernemer en het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. De handelsnaam mag er ook bij, als die samen met het adres bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Controleer dat de facturen onder de nieuwe gegevens kloppen voordat de brief verstuurd wordt.
Demy Rink
Ik werk onder de naam Van Rink en leg merken na een overname zo vast dat iedereen die ze toepast hetzelfde maakt: de drukker, de webbouwer, de nieuwe collega. Vijftien jaar, grotendeels onder de naam van andere bureaus. Meer over mij staat bij over.
Een brief aan klanten is het eerste stuk dat een overname naar buiten brengt. Wat er van uw merk zichtbaar is, loopt de diagnose langs op eenentwintig punten, bij beide bedrijven naast elkaar. Hoe dat gaat en wat eruit kwam bij 140 bedrijven staat bij kennis.
Dit is geen juridisch advies. Voor wat de brief juridisch moet vermelden, vraagt u uw jurist of notaris.